Veelgemaakte fouten bij detachering en hoe deze te voorkomen

Detachering van werknemers voor het uitvoeren van een opdracht binnen de EU biedt organisaties grote kansen om hun diensten over de grenzen heen uit te breiden. Toch komen er ook uitdagingen bij kijken, vooral op juridisch en administratief gebied. Veel bedrijven maken fouten bij het detacheren van personeel, wat kan leiden tot boetes, vertragingen of zelfs juridische problemen. In deze blog bespreken we de meest voorkomende fouten bij detachering en hoe u deze kunt vermijden. Zo blijft uw bedrijf compliant en voorkomt u onnodige risico’s.

1. Onvoldoende voorbereiding bij detachering

Fout: Een veelvoorkomende fout is dat bedrijven de complexiteit van detachering onderschatten. Zonder grondige voorbereiding kan detachering problemen opleveren, zoals ontbrekende documenten of het missen van belangrijke deadlines.

Oplossing:

• Begin vroeg met de voorbereidingen.
• Maak een gedetailleerde checklist van alle vereiste documenten en procedures.
• Overweeg professionele hulp in te schakelen, vooral als het om complexe of grensoverschrijdende situaties gaat.

2. Negeren van de meldingsplicht

Fout: Bedrijven melden gedetacheerde werknemers soms niet of te laat bij de autoriteiten van het gastland, wat kan resulteren in boetes.

Oplossing:

• Zorg dat u op de hoogte bent van de meldingsplicht in elk land waar u personeel detacheert.
• Implementeer een systeem dat tijdige meldingen waarborgt.
• Houd rekening met de verschillende termijnen voor een aanmelding per land.

3. Onjuiste toepassing van arbeidsvoorwaarden

Fout: Veel bedrijven slagen er niet in om te voldoen aan de minimale arbeidsvoorwaarden van het gastland. Dit kan leiden tot conflicten met lokale autoriteiten en vakbonden.

Oplossing:

• Onderzoek grondig de geldende cao’s en minimumlonen in het gastland.
• Houd rekening met sectorspecifieke regelingen, zoals de SOKA-BAU in Duitsland.

4. Verwaarlozen van de A1-verklaring

Fout: Werknemers werken zonder een geldige A1-verklaring, wat verwarring veroorzaakt over waar sociale zekerheidspremies betaald moeten worden.

Oplossing:

• Vraag de A1-verklaring tijdig aan bij de bevoegde instantie.
• Zorg dat de verklaring altijd beschikbaar is op de werkplek.
• Controleer regelmatig de geldigheid en vraag indien nodig tijdig verlenging aan.

Voor het meer informatie of het aanvragen van een A1-verklaring verwijzen wij u door naar de Sociale Verzekeringsbank (SVB), waar u deze gratis kunt aanvragen via hun online platform of met behulp van een papieren formulier.

5. Onvoldoende documentatie

Fout: Bij controles door autoriteiten kunnen bedrijven vaak niet de vereiste documenten presenteren, wat kan leiden tot boetes.

Oplossing:

• Houd een gedetailleerd dossier bij voor elke gedetacheerde werknemer.
• Zorg dat alle documenten beschikbaar zijn op de werkplek.
• Informeer werknemers over het belang van het correct bewaren van documentatie.

6. Negeren van sectorspecifieke regels

Fout: Bedrijven slagen er niet in om te voldoen aan de aanvullende regels die gelden voor bepaalde sectoren, zoals de bouwsector.

Oplossing:

• Onderzoek welke sectorspecifieke vereisten er zijn in het gastland.
• Implementeer interne procedures om te voldoen aan deze extra regels.
• Blijf op de hoogte van veranderingen in de sectorale regelgeving.

7. Overschrijden van de maximale detacheringstermijn

Fout: Bedrijven detacheren werknemers soms langer dan wettelijk toegestaan zonder aanpassing van de arbeidsvoorwaarden, wat tot problemen kan leiden.

Oplossing:

• Houd nauwkeurig bij hoe lang elke werknemer is gedetacheerd.
• Plan tijdig voor een eventuele verlenging of terugkeer van de werknemer.
• Pas de arbeidsvoorwaarden aan bij een langdurige detachering.

8. Onvoldoende communicatie met werknemers

Fout: Werknemers worden niet voldoende geïnformeerd over hun rechten en plichten tijdens de detachering, wat kan leiden tot misverstanden en problemen op de werkplek.

Oplossing:

• Geef werknemers een duidelijke briefing over hun rechten en plichten voordat ze vertrekken.
• Zorg voor een aanspreekpunt voor vragen tijdens de detachering.
• Bied ondersteuning bij praktische zaken zoals huisvesting en het naleven van lokale regelgeving.

Conclusie

Het vermijden van veelgemaakte fouten bij detachering begint met een goede voorbereiding en voortdurende naleving van de regels. Zorg voor een gestructureerde aanpak, blijf op de hoogte van de regelgeving in het gastland en wees altijd voorbereid op veranderingen. Bij twijfel is het verstandig om professioneel advies in te schakelen. Zo beschermt u uw onderneming tegen onnodige risico’s, boetes en juridische problemen, en zorgt u voor een succesvolle en conforme detachering.

Hulp nodig bij uw internationale detachering?  

Neem contact op met EuroProof! Wij staan klaar om u te ondersteunen en te adviseren. Samen zorgen we voor een zorgeloos en compliant detacheringsproces.