Sociale zekerheid en A1-verklaringen bij detachering binnen de EU

In een steeds meer geglobaliseerde economie wordt het zenden van werknemers naar het buitenland om een opdracht uit te voeren steeds gebruikelijker. Voor bedrijven die personeel binnen de Europese Unie detacheren, is het cruciaal om de regels rondom sociale zekerheid te begrijpen en de juiste documentatie te hebben. In deze blogpost duiken we dieper in de socialezekerheidsregels bij detachering en de onmisbare rol van A1-verklaringen.

Basisprincipes van sociale zekerheid bij detachering

Bij detachering binnen de EU geldt als basisregel dat een werknemer slechts aan de socialezekerheidswetgeving van één lidstaat onderworpen is. Dit voorkomt dubbele afdrachten en zorgt voor duidelijkheid voor zowel werkgevers als werknemers. Meestal is dit het land waar de werknemer daadwerkelijk zijn werkzaamheden verricht.

Echter, voor gedetacheerde werknemers gelden speciale regels die ervoor zorgen dat zij onder bepaalde voorwaarden in het socialezekerheidsstelsel van hun thuisland kunnen blijven. Om dit aan te tonen en te bevestigen, wordt gebruik gemaakt van de A1-verklaring.

Wat is een A1-verklaring?

Als dit niet de eerste keer is dat u onderzoek doet naar het A1-verklaring en het nut ervan, heeft u waarschijnlijk al veel informatie gelezen over dit certificaat en het doel ervan. Eenvoudig gezegd is een A1-verklaring een socialezekerheidsverklaring dat moet worden afgegeven door de bevoegde autoriteiten van een EU-lidstaat voor een persoon die voor een bepaalde periode op het grondgebied van een andere EU-lidstaat werkt.

Het hoofddoel van een A1-verklaring is het bevestigen dat persoon die het certificaat bezit, ook daadwerkelijk verzekerd is in het land van herkomst. Het thuisland van de werknemer geeft het certificaat af – Dit is het land waar de werknemer normaal gesproken sociaal verzekerd is. Sociale bijdragen die door een A1-verklaring worden gedekt, hebben voornamelijk betrekking op: pensioenverzekering, ziektekostenverzekering, kinderbijslag en werkloosheid.

Wanneer ontstaat de verplichting om een A1-verklaring aan te vragen bij de autoriteiten?

Elke situatie van mobiliteit van een werknemer of een persoon die andere soorten activiteiten uitvoert (bijv. zelfstandige activiteiten) op het grondgebied van andere EU-lidstaten, leidt tot de verplichting om het A1-verklaring te verkrijgen voor de betreffende persoon. De meest bekende situaties van internationale mobiliteit waarvoor een A1-verklaring noodzakelijk is, zijn:

Detachering van werknemers (internationale opdrachten of zelfs eenvoudige delegaties) – wanneer een werknemer wordt uitgezonden om zijn activiteit in een andere EU-lidstaat uit te voeren, voor een tijdelijke periode;
Werknemers die in meerdere staten werken – werknemers die in twee of meer EU-lidstaten werken, in dezelfde periode of in opeenvolgende perioden;
Zelfstandige uit een EU-land die dezelfde activiteit tijdelijk in een ander EU-land uitoefent;
Wanneer iemand tegelijkertijd zelfstandige is in twee of meer EU-landen;
Wanneer iemand in het ene lidstaat in loondienst werkt en in een ander lidstaat als zelfstandige actief is;
Ambtenaren (werknemers van overheden) die activiteiten uitvoeren in twee of meer lidstaten.

Aanvraagprocedure voor de A1-verklaring

Om een A1-verklaring te verkrijgen, moet de werkgever of de zelfstandige professional contact opnemen met de bevoegde instantie in het thuisland. In Nederland is dit bijvoorbeeld de Sociale Verzekeringsbank (SVB). Het is cruciaal om deze aanvraag tijdig te doen, bij voorkeur ruim voor de start van de detachering.

Uitzonderingen en speciale gevallen

Hoewel de algemene regel een maximale detacheringsperiode van 24 maanden voorschrijft, zijn er situaties waarin uitzonderingen mogelijk zijn:

Verlenging: In sommige gevallen kan de detacheringsperiode worden verlengd, mits beide landen hiermee instemmen.
Meerdere landen: Voor werknemers die in meerdere EU-landen werken, gelden speciale regels. Als zij minstens 25% van hun werkzaamheden in hun woonland verrichten, vallen ze onder de wetgeving van dat land.
Zelfstandigen: Ook voor zelfstandigen die tijdelijk in een ander EU-land werken, gelden vergelijkbare regels en is een A1-verklaring noodzakelijk.

Gevolgen van het niet naleven van de regels

Het niet naleven van de socialezekerheidsregels of het niet kunnen overleggen van een geldige A1-verklaring kan ernstige gevolgen hebben:

Boetes opgelegd door de autoriteiten van het gastland.
Verplichting tot het betalen van socialezekerheidsbijdragen in het gastland, mogelijk met terugwerkende kracht.
Reputatieschade en mogelijke uitsluiting van toekomstige opdrachten.

Brexit en sociale zekerheid

Na de Brexit zijn de EU-regels voor sociale zekerheid niet meer van toepassing op het Verenigd Koninkrijk. Er is echter een nieuw protocol overeengekomen dat vergelijkbare, maar niet identieke, bescherming biedt. Het is belangrijk om de specifieke regelingen voor detachering naar en vanuit het VK goed te bestuderen.

Conclusie

Het navigeren door de complexe wereld van sociale zekerheid bij internationale detachering vereist zorgvuldigheid en aandacht voor detail. De A1-verklaring speelt hierbij een centrale rol als bewijs van socialezekerheidsdekking in het thuisland.

Voor werkgevers is het essentieel om:

Tijdig de juiste A1-verklaring aan te vragen.
De maximale detacheringsperiode van 24 maanden in acht te nemen.
Alert te zijn op de specifieke regels die gelden voor verschillende EU-landen.
De A1-verklaring altijd beschikbaar te hebben voor eventuele controles.

Door deze richtlijnen te volgen, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat hun gedetacheerde werknemers correct verzekerd blijven, terwijl ze tegelijkertijd voldoen aan de EU-regelgeving. Dit zorgt niet alleen voor naleving van de wet, maar biedt ook zekerheid en bescherming voor zowel werkgever als werknemer tijdens de detacheringsperiode.