Internationale opdrachten in 2026: gids voor compliance

Steeds meer Nederlandse bedrijven voeren internationale opdrachten in 2026 uit binnen Europa. Denk aan een technisch project in Duitsland, een kort evenement in Frankrijk of een installatieklus in Oostenrijk. De vraag naar Nederlands vakmanschap is groot – maar de regels worden serieus gehandhaafd.

Wie te laat is met de A1-verklaring, melding of documenten, kan te maken krijgen met boetes, werkstillegging of discussies met opdrachtgevers. In deze gids lees je hoe je internationale opdrachten in 2026 zo organiseert dat je team zonder gedoe aan de slag kan

Waarom internationale opdrachten in 2026 extra aandacht vragen

De basisregels voor detachering binnen de EU zijn niet van één op de andere dag veranderd, maar in veel landen zie je:

Meer digitale meldsystemen voor buitenlandse werknemers
Meer controles op bouwplaatsen, bij logistiek, industrie en evenementen
Extra aandacht voor A1-verklaringen en sociale zekerheidsregels
Strakkere handhaving op loon- en arbeidsvoorwaarden
Wie tijdelijk in een ander EU-land werkt, krijgt naast sociale zekerheid ook te maken met mogelijke fiscale gevolgen, waar de Belastingdienst uitgebreid informatie over geeft.

Kort gezegd: de kans dat je gecontroleerd wordt is groter dan een paar jaar geleden. Dat hoeft geen probleem te zijn, zolang jouw dossier op orde is vóórdat de opdracht begint.

De 14-dagenmythe rond internationale opdrachten

Een hardnekkig verhaal dat we vaak horen bij internationale opdrachten in 2026:

“Je moet je werknemers minimaal 14 dagen van tevoren aanmelden in het buitenland.”

Dat klinkt overzichtelijk, maar er is geen algemene Europese regel die dat zo voorschrijft. In de praktijk geldt meestal:

De melding moet voor de start van de werkzaamheden gedaan zijn
Sommige landen kennen vrijstellingen of drempels voor zeer korte opdrachten of specifieke sectoren
De precieze termijnen en uitzonderingen zijn per land anders

De veilige strategie is daarom:

Niet wachten tot de dag van vertrek
Wel zorgen dat alle meldingen en documenten ruim vóór de eerste werkdag geregeld zijn
En bij twijfel: uitzoeken wat in dat ene land en die ene sector precies geldt

Stap 1 – A1-verklaring: basis voor sociale zekerheid

De A1-verklaring is het officiële bewijs dat een werknemer tijdens een tijdelijke opdracht in een ander EU- of EER-land onder het Nederlandse socialezekerheidsstelsel blijft vallen. Zonder A1-verklaring kun je discussies krijgen over waar premies verschuldigd zijn en loop je risico bij controles.

Belangrijke punten:

Je vraagt de A1-verklaring aan bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB)
De verklaring geldt in principe voor detachering tot maximaal 24 maanden
Een A1-verklaring is doorgaans kosteloos aan te vragen
Doe je aanvraag ruim op tijd, zodat je de A1-verklaring in handen hebt voordat je mensen vertrekken

In de praktijk is het handig om één iemand binnen je organisatie verantwoordelijk te maken voor alle A1-aanvragen, zodat er geen aanvragen blijven liggen.

Stap 2 – Meldplicht in het buitenland: wat je moet weten

Bij vrijwel alle internationale opdrachten in 2026 geldt dat je in het gastland een melding moet doen als je personeel daar tijdelijke werkzaamheden verricht. Dit is meestal een digitale kennisgeving via een online meldportaal van de overheid.

Belangrijke algemene lijnen:

De melding moet vóór de eerste werkdag gedaan zijn
Je geeft gegevens door over werkgever, werknemer(s), locatie, periode en werkzaamheden
Vaak moet je een contactpersoon in het gastland aanwijzen die bereikbaar is voor inspecties
De exacte verplichtingen verschillen per land en soms per sector

Voorbeelden van aandachtspunten per land:

In sommige landen staan bepaalde sectoren (zoals bouw, schoonmaak, logistiek, industrie, events) expliciet op de radar van inspecties
Er kunnen uitzonderingen zijn voor heel korte opdrachten of bijvoorbeeld vergaderingen, maar die uitzonderingen zijn nauw omschreven
Het niet doen van een melding kan leiden tot boetes of het stilleggen van werkzaamheden

Daarom loont het om per land een vast stappenplan te hebben: wat melden we waar, welke gegevens hebben we nodig en wie doet het?

Stap 3 – Documenten die je team altijd bij zich moet hebben

Als je internationale opdrachten in 2026 uitvoert, is een goede documentenmap geen luxe maar noodzaak. Op de projectlocatie of in het voertuig moeten minimaal aanwezig zijn:

Een geldige A1-verklaring per werknemer
De arbeidsovereenkomst of uitzendovereenkomst
De laatste loonstroken (bij voorkeur drie maanden)
Een geldig identiteitsbewijs van de werknemer
Een bewijs van melding in het gastland (bijvoorbeeld een bevestiging of referentienummer)
Gegevens van de contactpersoon of vertegenwoordiger in het gastland

In sommige landen moet een deel van deze documenten ook gedurende een bepaalde periode worden bewaard door de lokale contactpersoon. Door deze documenten standaard te bundelen in een fysiek mapje én digitaal op een veilige plek, voorkom je stress op het moment dat er een inspectie langskomt.

Stap 4 – Lokale arbeidsvoorwaarden en cao’s

Binnen de EU geldt het principe dat gedetacheerde werknemers minimaal recht hebben op de belangrijkste arbeidsvoorwaarden van het gastland. Dat betekent onder andere:

Minimaal het geldende minimumloon (en in veel gevallen de relevante cao-lonen)
Regels over werktijden en rusttijden
Een minimum aantal betaalde vakantiedagen
Regels rond veiligheid en gezondheid op de werkplek

Veel landen vullen dit nader in via algemeen verbindend verklaarde cao’s.

Daarom is het verstandig om:

Vooraf te controleren welk minimumloon en welke cao-regels gelden voor jouw sector in het gastland
Te vergelijken of jouw beloning en vergoedingen daaraan minimaal voldoen
Dit vast te leggen in de projectdocumentatie, zodat je kunt laten zien dat je er rekening mee hebt gehouden

Zo voorkom je niet alleen naheffingen en boetes, maar ook reputatieschade bij klanten en werknemers.

Veelgemaakte fouten bij internationale opdrachten in 2026

Bedrijven die internationale opdrachten in 2026 uitvoeren, lopen vaak tegen dezelfde problemen aan. Een paar typische fouten:

1. Geen A1-verklaring bij zich
Bij controle blijkt dat de verklaring nog “onderweg” is of nooit aangevraagd. Dat leidt tot discussies en kan resulteren in boetes of stillegging.

2. Melding te laat gedaan of helemaal vergeten
Een project draait al een paar dagen en pas als iemand erover begint, wordt de melding alsnog gedaan. In sommige landen is dat een directe reden voor sancties.

3. Geen zicht op lokale loonregels
Men betaalt netjes volgens Nederlandse cao, maar het lokale minimum of cao-niveau ligt hoger. Achteraf volgt een looncorrectie en soms een boete.

4. Geen duidelijk contactpersoon in het gastland
Inspectie kan niemand bereiken, documenten liggen verspreid. Dat maakt een slechte indruk en vergroot de kans dat een inspecteur streng gaat kijken.

5. Dossiers zijn ad hoc en versnipperd
Bij iedere internationale opdracht moet alles “opnieuw worden uitgevonden”. Daardoor worden stappen vergeten en is er geen overzicht.

Geanonimiseerd praktijkvoorbeeld

Een middelgroot Nederlands techniekbedrijf kreeg een mooie opdracht om in een buurland een installatieproject uit te voeren. Duur: drie weken, zeven monteurs op locatie.

Wat ging er mis?

De A1-verklaringen waren nog niet afgegeven toen de ploeg vertrok
De melding in het gastland werd pas na enkele werkdagen gedaan
Er was geen check gedaan op de lokale loon- en werktijdregels

Tijdens een controle vroeg de inspectie om A1’s, melding en loongegevens. Het bedrijf kon niet alles direct overleggen. Gevolg:

Tijdelijke stillegging van de werkzaamheden
Correcties op beloning volgens lokale regels
Een boete en vertraging in de oplevering

Bij een volgende opdracht pakten ze het anders aan:

Eén centrale verantwoordelijke voor alle A1-aanvragen
Een standaardprocedure voor meldingen per land
Vooraf een check van lonen en werktijden in het gastland
Een vaste partner (zoals EuroProof) die de documenten opstelt en indient voordat het team vertrekt

Het resultaat: de inspectie kwam opnieuw langs, maar deze keer was alles op orde en kon het project zonder onderbreking worden afgerond.

Checklist voor internationale opdrachten in 2026

Gebruik onderstaande checklist voordat je mensen de grens over stuurt:

✅ A1-verklaring per werknemer aangevraagd en ontvangen
✅ Meldplicht per land gecontroleerd en melding gedaan vóór de eerste werkdag
✅ Lokale arbeidsvoorwaarden (minimumloon, werktijd, verlof) gecontroleerd
✅ Contactpersoon of vertegenwoordiger in het gastland aangewezen
✅ Documentenmap compleet, zowel fysiek als digitaal
✅ Interne procedures vastgelegd zodat de volgende internationale opdracht sneller en soepeler verloopt

Hang deze checklist zichtbaar in je projectadministratie of intranet, zodat iedereen weet wat er nodig is bij internationale opdrachten in 2026.

Conclusie: begin op tijd – en vooral gestructureerd

Internationale opdrachten in 2026 bieden enorme kansen, maar vragen om een professionele aanpak van compliance. Wie zijn A1-verklaringen, meldingen en arbeidsvoorwaarden op orde heeft,:

Voorkomt boetes en werkstillegging
Houdt opdrachtgevers tevreden
Biedt medewerkers duidelijkheid en zekerheid in het buitenland

Wil je zeker weten dat jouw organisatie niets mist? Besteed de complete vooraanmelding en documentcontrole uit, zodat jij je kunt richten op het project zelf. Neem contact op om te kijken wat EuroProof voor U kunt betekenen!

De regels veranderen, maar met een goed systeem in de organisatie blijft het overzichtelijk. Zo worden internationale opdrachten in 2026 geen bron van stress, maar een kans om je bedrijf verder te laten groeien.